Pourquoi un code dossier plutôt que le nom du client ?

Un client peut avoir plusieurs dossiers, et un nom s'écrit de plusieurs façons. Le code dossier est la seule clé qui relie sans ambiguïté pièces, temps, agenda et factures.

La fiche d'ouverture remplace-t-elle la convention d'honoraires ?

Non. Elle enregistre seulement que la convention existe, sa date et son type. La convention elle-même est un document signé avec le client, prévu par l'article 11.2 du RIN.

Fiche d'ouverture de dossier avocat : les champs utiles

La fiche d'ouverture est le moment où le cabinet décide ce qu'il pourra retrouver plus tard. Un champ laissé vide à l'ouverture (la partie adverse, le domaine, le type de convention) devient une question sans réponse deux ans après. Voici les champs qui rendent un dossier interrogeable, avec la raison de chacun.

Le modèle commenté

Champ	Exemple	À quoi il sert ensuite
Code dossier	2026-0147	Clé unique reliée aux pièces, temps, agenda et factures
Intitulé	Martin c/ Société Dupont	Lecture rapide ; ne remplace pas le code
Client(s)	Identité complète, rôle	Recherche de conflits, facturation
Partie(s) adverse(s)	Identité complète, identifiant d'entreprise s'il existe	Vérification des conflits d'intérêts
Conseil de la partie adverse	Nom, barreau	Retrouver les dossiers contre un même confrère
Autres intervenants	Expert, mandataire, assureur	Recherche de conflits élargie
Domaine	Droit du travail, baux commerciaux…	Statistiques, précédents, rentabilité
Nature	Conseil, contentieux, rédaction d'actes	Organisation du travail, indicateurs
Juridiction et numéro de rôle	Une fois connus	Lien avec l'agenda et les échanges électroniques
Avocat responsable et équipe	Initiales	Agenda, temps, droits d'accès
Date d'ouverture	15/11/2026	Ancienneté, durée de conservation
Résultat de la vérification des conflits	Date, auteur, conclusion	Trace du contrôle
Convention d'honoraires	Type, date de signature	Contrôle « dossiers sans convention »
Mode de facturation	Forfait, temps passé, résultat	Rentabilité, préfacturation
Volume horaire ou budget prévu	S'il figure dans la convention	Alerte de dépassement
Provision demandée	Montant, date, statut	Suivi des impayés

Les champs qui comptent le plus

Le code dossier. Sans lui, chaque recherche transversale repose sur des noms écrits à la main. Décidez une forme (année puis numéro, par exemple) et ne la changez plus.

Les parties, en champs séparés. Le client, chaque partie adverse et chaque intervenant ont leur ligne, avec leur rôle. Une note libre du type « contre Dupont et son assureur » ne sera retrouvée par aucune recherche fiable. L'article 4 du règlement intérieur national (RIN) fait peser la vérification des conflits sur les clients actuels et anciens : ce sont ces champs qui la rendent possible des années plus tard.

La convention d'honoraires. L'article 11.2 du RIN prévoit, sauf exceptions qu'il énumère (urgence, force majeure, aide juridictionnelle totale…), une convention écrite précisant « le montant ou le mode de détermination des honoraires ». La fiche n'a pas à la reproduire : elle note son type et sa date, pour qu'une simple requête liste les dossiers sans convention signée. Voir la convention d'honoraires.

Le volume horaire prévu. Le modèle de convention au tarif horaire du Conseil national des barreaux (CNB), adopté par son assemblée générale du 10/04/2026, propose plusieurs options : un volume horaire prévisible, une fourchette, un volume minimal ou un plafond. Reporter le chiffre retenu dans la fiche permet ensuite de comparer avec les temps passés.

Ce que les logiciels proposent

Les logiciels de gestion de cabinet structurent déjà une bonne partie de cette fiche. D'après les pages lues le 15/11/2026 :

Secib mentionne la « création des dossiers et des parties », la gestion des personnes morales et des organigrammes de société, la détection des doublons et, en option, une création automatisée des dossiers et des parties par son assistant Brain.
Diapaz présente un module de connaissance client, qui collecte les informations d'identification pour le devoir de vigilance, et un suivi des dossiers par domaine et mode de facturation.

Que l'outil soit un logiciel métier ou un simple tableur, la règle reste la même : un champ par information, des valeurs choisies dans une liste quand c'est possible (domaine, nature, mode de facturation), et des dates au format JJ/MM/AAAA.

Ce qui ne va pas dans la fiche

La fiche d'ouverture circule dans le cabinet et alimente des listes. Évitez d'y écrire l'analyse du dossier ou des éléments confiés par le client : ils relèvent des notes d'entretien et des pièces, que l'article 2.2 du RIN range parmi les éléments couverts par le secret. Le modèle de convention du CNB fait la même distinction : il précise que la lettre de mission, « en tant qu'elle contient des éléments soumis au secret professionnel », est un document distinct de la convention d'honoraires.

Vérifier vos fiches existantes

Trois requêtes simples révèlent l'état de vos dossiers :

Dossiers sans partie adverse renseignée, alors que leur nature est « contentieux ».
Dossiers sans type de convention.
Dossiers dont le domaine est vide ou « divers ».

Corriger ces trous sur les dossiers actifs prend quelques heures ; cela rend fiables toutes les questions posées ensuite. Pour la liste complète de ces questions, voir les exemples de questions à poser aux dossiers du cabinet.