Quelle est la donnée la plus utile à structurer en premier ?

La fiche dossier, avec un code unique. C'est la clé qui relie les pièces, les temps, l'agenda et les factures ; sans elle, aucune question transversale ne trouve de réponse fiable.

Peut-on poser ces questions à un assistant d'intelligence artificielle ?

Oui, si l'outil accède aux bonnes données et respecte le secret professionnel. La réponse se vérifie toujours sur la source : la pièce, la ligne de temps ou la facture citée.

Questions à poser aux dossiers d'un cabinet d'avocats

Voici des questions qu'un cabinet d'avocats se pose chaque semaine, classées par source de données. Pour chacune, la colonne de droite indique ce qu'il faut avoir saisi pour obtenir une réponse fiable. Il ne s'agit pas de questions de droit : ce sont des questions d'organisation, qui portent sur ce que le cabinet a lui-même produit.

Les dossiers et les parties

Question	Donnée nécessaire
Avons-nous déjà eu ce nouveau prospect comme adversaire ?	Liste des parties adverses de tous les dossiers, actifs et archivés
Dans quels dossiers ce confrère était-il le conseil de l'autre partie ?	Champ « conseil adverse » renseigné à l'ouverture
Quels dossiers sont ouverts depuis plus de deux ans sans facture ?	Date d'ouverture et historique de facturation par dossier
Quels dossiers n'ont eu aucune diligence depuis 60 jours ?	Saisies de temps ou actions datées par dossier
Combien de dossiers ouverts en droit du travail cette année ?	Champ « domaine » rempli de façon homogène
Quels dossiers concernent des sociétés du même groupe ?	Fiche client avec société mère ou organigramme

La première question touche à la vérification des conflits d'intérêts : le règlement intérieur national (RIN) de la profession, à son article 4, vise notamment le cas d'un nouveau client lorsque le secret dû à un ancien client risque d'être violé. Le détail des données à croiser est sur la page vérification des conflits d'intérêts.

Les pièces et les documents

Question	Donnée nécessaire
Quelle est la pièce n° 14 dans l'affaire Martin ?	Tableau des pièces tenu à jour, lié aux fichiers
Cette pièce a-t-elle déjà été communiquée, et dans quel bordereau ?	Numéro et date du bordereau pour chaque pièce
Où avons-nous déjà rédigé une clause de non-concurrence pour un cadre ?	Documents classés et texte lisible (pas de scans sans reconnaissance de caractères)
Quels courriers adverses sont arrivés ce mois-ci et ne sont pas encore traités ?	Courriers rattachés au dossier avec un statut

Voir le bordereau de communication de pièces, la GED du cabinet et retrouver un précédent.

L'agenda et les délais

Question	Donnée nécessaire
Quelles échéances tombent dans les 15 prochains jours, par avocat ?	Agenda des délais avec un responsable par échéance
Quelles audiences n'ont pas de dossier de plaidoirie préparé ?	Lien entre l'audience et une tâche « dossier de plaidoirie »
Quelles échéances n'ont pas été vérifiées par une deuxième personne ?	Champ « contrôlé par » dans l'agenda

Certains logiciels le prévoient : la page « agenda des procédures » de Diapaz décrit par exemple des courriels récapitulatifs quotidiens et hebdomadaires listant les étapes « à risque ou en retard ». Voir le suivi des délais de procédure.

Les temps passés

Question	Donnée nécessaire
Combien d'heures saisies sur le dossier Durand, par intervenant ?	Saisies de temps avec dossier et intervenant
Quelle part des heures saisies ce trimestre n'a pas été facturée ?	Statut « facturé / non facturé » sur chaque saisie
Quels dossiers au forfait ont dépassé le volume d'heures estimé ?	Volume horaire prévu (convention) et heures saisies
Qui saisit peu de temps, et sur quelles semaines ?	Total des saisies par personne et par semaine

La page de Diapaz sur le suivi des temps mentionne la comparaison des temps saisis et des temps facturés. Voir le suivi des temps passés et la rentabilité d'un dossier.

Les honoraires et les factures

Question	Donnée nécessaire
Quels dossiers n'ont pas de convention d'honoraires signée ?	Champ « convention » (date, type) sur chaque dossier
Quelles factures sont impayées depuis plus de 60 jours ?	Date d'échéance et date de règlement de chaque facture
Quelles provisions demandées n'ont pas été réglées ?	Demandes de provision avec leur statut
Quel chiffre d'affaires facturé et encaissé par domaine ?	Factures rattachées à un dossier, lui-même rattaché à un domaine

L'article 11.2 du RIN prévoit une convention écrite « sauf urgence, force majeure » ou aide juridictionnelle totale ; la question « quels dossiers sans convention ? » sert donc d'abord de liste de contrôle interne. Voir la convention d'honoraires, la facture d'honoraires et le suivi des honoraires impayés.

Bien formuler la question

Donnez une période : « depuis le 01/01/2026 » plutôt que « récemment ».
Nommez le dossier par son code, pas seulement par le nom du client, qui peut avoir plusieurs dossiers.
Demandez la liste avant le total : un total ne se vérifie pas, une liste oui.
Demandez la source : quelle pièce, quelle ligne, quelle facture.

Vérifier chaque réponse

Prenez trois résultats au hasard et contrôlez-les sur la source : ouvrez la pièce, relisez la saisie de temps, retrouvez la facture. Si l'un des trois est faux, cherchez la cause (dossier mal codé, filtre de date, document scanné non lisible) avant d'utiliser le reste.

Une réponse manquante est aussi une information : si aucun dossier ne sort pour un adversaire connu, c'est peut-être que le champ « partie adverse » n'a pas été rempli sur les anciens dossiers. La fiche d'ouverture de dossier évite ce trou pour l'avenir.